Czym jest Rutyna? Przejawem zdobytego doświadczenia w ciągu wielu lat wykonywania tych samych czynności? Czy może monotonnym, podporządkowaniem naszego dnia mechanicznym działaniom?

W dużej mierze, o ile nie wykonujemy pracy twórczej, nasze służbowe obowiązki podzielone są na te same, powtarzające się codziennie zadania. Godzina po godzinie, dzień po dniu, tydzień po tygodniu pracujemy według tych samych utartych, bądź wypracowanych schematów. Niemal taką definicję podaje Słownik Języka Polskiego PWN. Jednakże musimy zadać sobie ważne pytanie. Czy rutyna jest określeniem tylko o znaczeniu negatywnym? Z jednej strony mechanicznie powtarzane czynności wyłączają myślenie, a przede wszystkim przewidywanie tego co się stanie, lub stać się może. Zwiększa to ryzyko wystąpienia wypadku. W wielu zawodach rutyna stwarza zagrożenie dla pracownika i osób w jego otoczeniu. Patrząc na temat szerzej, przecież każdy medal ma dwie strony. Słownik Języka Polskiego rozwija definicję o jej drugą wersję, że rutyną można nazwać także „biegłość w czymś nabytą przez długą praktykę”. Zatem na zjawisko rutyny możemy spojrzeć również pozytywnie.

 W wielu czynnościach słowo „rutyna” można by zamienić na słowo „optymalizacja”. Kiedy wykonujemy tą samą czynność wielokrotnie, z czasem nabywamy w niej wprawy, nie musimy zastanawiać się nad wieloma aspektami, tylko poprzez praktykę działamy intuicyjnie, odruchowo. Każdą pracę wykonujemy szybciej, zużywamy na nią mniej energii właśnie poprzez wielokrotną powtarzalność. Nabywamy w niej biegłości. Stajemy się ekspertami w danej dziedzinie. Jednak skąd wiemy, że jesteśmy ekspertami w dziedzinie, którą się zajmujemy? To, że praca została wykonana szybciej, zrobiliśmy więcej niż np. w zeszłym miesiącu nie oznacza wcale, że wykonaliśmy ta pracę dobrze, lub w sposób bezpieczny.

W 1999 roku dwóch badaczy Justin Kruger i David Dunning opisało wyniki swoich badan dotyczących pewnego zjawiska psychologicznego mówiącego o tym, że osoby niewykwalifikowane w jakiejś dziedzinie życia mają tendencję do przeceniania swoich umiejętności w tej dziedzinie, podczas gdy osoby wysoko wykwalifikowane mają tendencję do zaniżania oceny swoich umiejętności. Eksperyment nazwano Efektem Dunninga - Krugera.

Idąc dalej w rozważaniach, należy zaznaczyć jak tożsame mogą być to zjawiska z zagrożeniami związanymi z rutynowym działaniem. W bardzo krótkim czasie wykonując zadania odtwórcze, wpadamy w pułapkę rutyny, ponieważ wydaje nam się, że wszystko już o tych działaniach wiemy, przez co narażamy się na ryzyko popełnienia błędu. W branży Oil & Gas  taki błąd może kosztować czyjeś życie. Przezwyciężając rutynę dochodzimy do momentu, w którym jesteśmy poza fazą „Jestem Ekspertem” i ponownie wkraczamy w fazę „wiem, że nic nie wiem”, w której to stan faktycznej wiedzy zrównuje się z jej wyobrażeniem. Wtedy to uświadamiamy sobie, jak wielu aspektów pracy jeszcze nie znamy. Dowiadujemy się jak wiele zagrożeń czyha na nas. Zagrożeń, o których nie mieliśmy do tej pory pojęcia.

Jak w takim razie unikać wykonywania pracy nie myśląc o skutkach błędów, do których możemy doprowadzić?

Japończycy, w pracy, jak i w życiu kierują się zasadą „Kaizen” (jap. „kai” – zmiana, „zen” – „dobry), czyli ciągłe doskonalenie się. Możemy ją wytłumaczyć jako szereg niekończących się drobnych ulepszeń. Filozofia oswaja zmianę. I zachęca do jej ciągłego wprowadzania poprzez nieustanne poprawianie, ulepszanie i doskonalenie samego siebie. I choć swoje początki ma ona w procesie usprawniania produkcji w koncernie motoryzacyjnym Toyoty to z powodzeniem można stosować ją w codziennym życiu prywatnym czy zawodowym.

Jako pracownicy mamy wiele możliwości do walki z rutyną. Wszystko zależy od tego jakie zadania przysługują danemu pracownikowi i jak bardzo może on ingerować w przebieg pracy. Kilka sugestii podaję poniżej: 

O ile nasza praca na to pozwala, zmieńmy kolejność obowiązków w ciągu dnia – nawet niewielka zmiana pozwoli z innym podejściem wykonywać zadania. Róbmy przerwy - odejście od stanowiska pozwoli odprężyć się i przerwać łańcuch mechanicznie wykonywanych czynności.  

Coraz bardziej popularne „Take 5 for Safety” pozwala spojrzeć na miejsce, czy stanowisko pracy z innej perspektywy. Zastanowić się, czy plan wykonania zadania na pewno będzie dla nas bezpieczny, pozwala włączyć myślenie za nim podejmiemy pracę.

Zastanówmy się, czy możemy coś poprawić i urozmaicić. Wprowadzenie zmian jest dużym, motywującym bodźcem.

Rozwijajmy się - jeśli zajmowane stanowisko jest dla nas cenne, powinniśmy zadbać o to, by nieustannie się samodoskonalić. Dzięki wiedzy zdobywanej z różnych źródeł będziemy mieli możliwość spojrzeć na projekty i zlecenia z zupełnie innej perspektywy.

Rutyna w pracy może być zgubna. Starajmy się jej przeciwdziałać. A jeśli dana praca nie daje nam już do tego żadnych możliwości, to pomyślmy o bardziej radykalnej zmianie.

Jakub Bessarab

Training Supervisor & Instructor

Vulcan Training & Consultancy